L’intranet de votre étude notariale
Un seul endroit pour la vie de l’étude : qui est absent, quels rendez-vous de signature aujourd’hui, où trouver la dernière note de service, où en est ma demande à la comptabilité.
Les modules de l’intranet
Chaque étude active les modules utiles à son organisation, et en ajoute au fil du temps.
Organisation
Absences
Demandes, validation, soldes des collaborateurs et export. Un tableau montre qui est absent aujourd’hui.
Minutes et dossiers
Demandes de sortie des minutes et dossiers archivés, et suivi de leur traitement.
Rendez-vous de signature
Dossier, heure, intervenants, fonds attendus et observations, avec les actions de la comptabilité.
Salles de visioconférence
Les salles de l’étude et leurs accès, au même endroit.
Communication
Actualités
Les informations de l’étude et les actualités juridiques, affichées dès l’accueil.
Annuaire et trombinoscope
Coordonnées, postes internes et visages des collaborateurs.
Boîte à idées
Suggestions et dysfonctionnements remontés par les collaborateurs.
Notes de service
Les notes internes et les affichages obligatoires, toujours à jour.
Plan des locaux
Localisez facilement le bureau de chaque collaborateur au sein de l’étude.
Sondages
Une question à l’équipe, les réponses en direct.
Tickets
Formuler votre demande en créant un ticket à destination du service informatique ou de DevNot.
Ressources et équipe
Coffre-fort de mots de passe
Stockez vos identifiants et mots de passe dans un coffre-fort chiffré, accessible uniquement par vos collaborateurs.
Documents partagés
Modèles, procédures et documents de l’étude, classés par rubrique et faciles à retrouver.
Fournisseurs et fournitures
Les prestataires de l’étude, les demandes de fournitures et leur suivi.
Qualité et ISO
Tableau de bord qualité et documents de votre démarche ISO.
Liens utiles
Les sites professionnels du quotidien, à portée de clic.
Ressources humaines
Informations RH et suivi des visites médicales des salariés.
Les modules métier et la provision sur frais
Au-delà de la vie de l’étude, l’intranet accueille les modules qui relient les juristes à la comptabilité, et le calcul des provisions sur frais de vos actes.
- Recettes, dépenses et mouvements de comptes.
- Demandes de création de compte client.
- Copies, légalisations, répertoire et suivi des dossiers.
- Décomptes de provision pour neuf types d’actes.
Sécurité et confidentialité
Une étude manipule des données sensibles. L’intranet est construit en conséquence.
Connexion protégée
Compte personnel, verrouillage après plusieurs échecs, réinitialisation du mot de passe par lien à durée limitée.
Droits par module
Chacun n’accède qu’à ce qui le concerne ; les validations et l’administration sont réservées.
Journal des actions
Connexions et opérations importantes sont tracées, pour savoir qui a fait quoi et quand.
Questions fréquentes sur l’intranet
Qu’est-ce qu’un intranet pour une étude notariale ?
C’est un site interne, réservé aux collaborateurs de l’étude, qui réunit les informations et les demandes du quotidien : absences, planning, documents, rendez-vous de signature, échanges avec la comptabilité.
L’intranet est-il accessible en télétravail ?
Oui. Il s’utilise dans un navigateur, au bureau comme à distance, avec l’identifiant et le mot de passe de chaque collaborateur.
Chaque collaborateur voit-il tout ?
Non. Les droits sont définis par module : un collaborateur accède aux fonctions dont il a besoin, les validations et l’administration sont réservées aux personnes désignées.
L’intranet gère-t-il plusieurs offices ?
Oui. Une étude à plusieurs sites peut passer de l’un à l’autre, avec les informations propres à chaque office.
Peut-on personnaliser l’intranet ?
Oui : couleurs et logo de l’étude, choix des modules, et développement de modules spécifiques sur devis.
Voir l’intranet en fonctionnement
Nous vous montrons l’intranet avec les modules qui intéressent votre étude, sur des situations que vous connaissez.
- Une démonstration sur vos propres cas : un acte, un dossier, une demande interne.
- Un échange sur votre organisation, avant tout catalogue de fonctionnalités.
- Une proposition sur devis, limitée aux modules qui vous sont utiles.